Ein konkretes Ergebnis ist gewünscht
Es ist beschreibbar, welcher Ablauf, welche Qualität oder welcher digitale Standard künftig erreicht werden soll.
Prozess- & Wirtschaftlichkeitsanalyse
Prozess- und Wirtschaftlichkeitsanalyse: den gesamten Wert sichtbar machen.
Wir dokumentieren den heutigen Ablauf, rechnen belastbare Effekte und trennen sie von strategisch-qualitativem Nutzen und bewusst gesetzten Unternehmenszielen. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Entscheidungsvorlage – kein vorweggenommenes Softwareangebot und kein Investitionsverbot.
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Der Zweck der Analyse
Aus einer Vermutung wird eine bewusst getroffene Investitionsentscheidung.
Viele Digitalisierungsprojekte beginnen mit einer Lösungsidee: neues Formular, Webanwendung, Schnittstelle, Automatisierung oder KI. Ob diese Lösung das eigentliche Problem trifft, welchen messbaren Effekt sie hat und welchen zusätzlichen Wert das Unternehmen ihr beimisst, bleibt dabei häufig offen.
Unsere Analyse setzt früher an. Wir klären den vollständigen Prozess, seine tatsächliche Grenze, die Ursachen des Aufwands und die Datenbasis für eine realistische Nutzenrechnung. Zusätzlich halten wir fest, welche strategischen, qualitativen oder bewusst gesetzten Ziele unabhängig von einer kurzen Amortisation erreicht werden sollen. Erst danach vergleichen wir geeignete Zielbilder und die dafür notwendige Lösungstiefe.
Die Analyse ist eine separat beauftragte Beratungsleistung. Vor Beginn werden Prozess, Beteiligte, Systeme, Datenlage und gewünschte Entscheidungstiefe abgegrenzt; anschließend erhalten Sie ein klares Festpreisangebot.
Wann die Vertiefung sinnvoll ist
Fünf mögliche Ausgangspunkte für eine tragfähige Entscheidung.
Nicht jeder Punkt muss erfüllt sein. Die Analyse schafft Wert, sobald eine reale Investitionsentscheidung ansteht – unabhängig davon, ob sie vor allem durch Amortisation, strategische Wirkung oder einen bewusst gewünschten Standard getragen wird.
Mehrere Rollen oder Systeme sind beteiligt
Übergaben, Prüfungen und Medienbrüche erzeugen zusätzlichen Aufwand, Verzögerung oder Abhängigkeit von Einzelpersonen.
Nach dem Dokument geht die Arbeit weiter
Angaben werden anschließend geprüft, übertragen, freigegeben, archiviert, abgerechnet oder für weitere Leistungen benötigt.
Kosten und Wirkung lassen sich einordnen
Vorgangsmengen, Bearbeitungszeiten und monetäre Effekte werden gemessen oder modelliert; qualitative Ziele werden getrennt beschrieben.
Es steht eine echte Investitionsentscheidung an
Die Geschäftsführung möchte wissen, was sich rechnet, welche zusätzlichen Werte zählen und ob sie die Lösung gegebenenfalls trotzdem bewusst realisieren will.
Vorgehensweise
Sechs Schritte vom heutigen Ablauf zur Entscheidung.
Untersuchungsrahmen
Wir grenzen Auslöser, Prozessende, Rollen, Standorte, Systeme, Varianten und die konkrete Managementfrage gemeinsam ab.
Datenbasis
Vorgangsmengen, Zeiten, Fehler, Rückfragen, Verzögerungen und direkte Kosten werden aus vorhandenen Daten oder einer gezielten Messung zusammengetragen.
Ist-Prozess
Der reale Ablauf wird Schritt für Schritt dokumentiert – einschließlich inoffizieller Zwischenlösungen, Prüfungen, Dateien und manueller Übertragungen.
Ursachen und Hebel
Wir trennen sichtbare Symptome von ihren Ursachen und ordnen jeden relevanten Aufwand dem auslösenden Prozessschritt zu.
Zielbild und Varianten
Organisatorische Verbesserung, Dokument, Webanwendung, Schnittstelle, Automatisierung oder KI werden nach Eignung und Lösungstiefe verglichen.
Vollständiges Entscheidungsbild
Investition, laufende Kosten, quantifizierter Nutzen, qualitative und strategische Wirkung sowie bewusst gesetzte Ziele werden getrennt zu einer Empfehlung zusammengeführt.
Datengrundlage
So viel Realität wie möglich. So viele Annahmen wie nötig.
Eine gute Analyse verlangt keine perfekte Datenlandschaft. Sie verlangt jedoch, dass Messwerte, Schätzungen und noch offene Punkte eindeutig voneinander getrennt werden.
Vorgänge und Häufigkeit
Wie oft tritt der Prozess auf, welche Varianten gibt es und wie verteilt sich das Volumen auf Rollen, Standorte oder Zeiträume?
Zeit je Prozessschritt
Erfassung, Prüfung, Suche, Rückfrage, Korrektur, Übertragung und Wartezeit werden getrennt betrachtet.
Messbare und weitere Werte
Vollkosten und direkte Folgen bilden die wirtschaftliche Ausgangslage. Qualität, Kontrolle, Zukunftsfähigkeit und bewusst gewünschte Standards ergänzen das Entscheidungsbild.
Bevorzugte Messbasis: ein typischer vollständiger Monat.
Fehlen belastbare Werte, arbeiten wir mit ausdrücklich gekennzeichneten Hypothesen oder Branchenannahmen. Sensitivitätsszenarien zeigen dann, wie stark das Ergebnis von diesen Annahmen abhängt.
Die entscheidende Prozessgrenze
Ist das Dokument das Ende – oder nur eine Zwischenstation?
Diese Unterscheidung verhindert, dass ein Formular optimiert wird, obwohl der größere Aufwand erst bei Prüfung, Übertragung, Abrechnung oder Terminierung entsteht.
- 01 Angaben werden erfasst und geprüft
- 02 Das fertige Dokument ist das benötigte Ergebnis
- 03 Keine strukturierte Weiterverarbeitung erforderlich
- 04 Optimiertes PDF oder Formular kann ausreichen
- 01 Daten werden geprüft, ergänzt oder freigegeben
- 02 Angaben fließen in ERP, CRM, DMS oder Abrechnung
- 03 Status, Termine oder Folgeaufgaben müssen gesteuert werden
- 04 Webanwendung, Workflow oder Schnittstelle wird relevant
Rechenlogik
Vom Bruttonutzen zum monatlichen Nettonutzen.
Jeder monetarisierte Effekt erhält eine nachvollziehbare Mengen-, Zeit- oder Kostenbasis. Qualitative Vorteile werden separat dokumentiert und nur dann in die Rechnung aufgenommen, wenn ihr Geldwert belastbar herleitbar ist.
Zeitwirkung: betroffene Vorgänge × vermiedene Minuten × geeigneter Vollkostensatz.
Direkte Wirkung: vermiedene Fremdkosten, Fehler, Nacharbeit oder nachweisbar entgangene Leistungen.
Bruttonutzen: Summe aller belegbaren direkten wirtschaftlichen Effekte ohne Doppelzählung.
Monatlicher Nettonutzen: Bruttonutzen abzüglich Lizenzen, Betrieb, Wartung und sonstiger laufender Mehrkosten.
Amortisation: einmalige Investition geteilt durch den realistischen monatlichen Nettonutzen.
Drei Entscheidungsebenen
Was gerechnet werden kann – und was trotzdem zählen darf.
EbeneWas sichtbar gemacht wirdUmgang in der Entscheidung
Messbarer wirtschaftlicher NutzenZeitwirkung, Fehlerkosten, Liquidität, gesicherte Leistungen, Ergebnisbeitrag, laufende Kosten und AmortisationWird mit nachvollziehbaren Mengen, Sätzen und Szenarien berechnet
Strategischer und qualitativer NutzenQualität, Kontrolle, Bedienbarkeit, Skalierbarkeit, Arbeitgeberattraktivität, Zukunftsfähigkeit und RisikoreduktionWird konkret beschrieben und nur bei belastbarer Herleitung monetarisiert
Bewusster unternehmerischer GestaltungswilleDer ausdrücklich gewünschte digitale Standard und die Bereitschaft, dafür trotz begrenzter Amortisation zu investierenWird als legitimes Entscheidungsmotiv dokumentiert – ohne einen künstlichen Business Case zu erzeugen
Amortisation und Sensitivität
Das Ergebnis wird gerechnet – und anschließend eingeordnet.
Ein Basisszenario zeigt die wahrscheinlichste Entwicklung. Ein konservatives und ein günstigeres Szenario machen sichtbar, wie stabil die Entscheidung bei veränderten Mengen, Zeiten, Kosten oder Nutzung bleibt.
Geringerer Nutzen, langsamere Nutzung oder höhere laufende Kosten.
Die am besten belegte und für die Entscheidung maßgebliche Annahmenkombination.
Zusätzliche Wirkung nur dort, wo Mengen, Kapazität oder Ergebnisbeitrag plausibel sind.
AmortisationStandardisierte EinordnungKonsequenz für die Entscheidung
Bis 12 MonateAußergewöhnlich attraktivSehr starkes wirtschaftliches Signal
12 bis 24 MonateWirtschaftlich sehr attraktivIn der Regel ein gut begründbarer Business Case
24 bis 36 MonateBei größeren strategischen Lösungen plausibelSkalierung, Risiken und strategischer Nutzen mitbewerten
Über 36 MonateVertiefte Betrachtung erforderlichStrategischen und qualitativen Nutzen sowie eine mögliche bewusste Investitionsentscheidung ausdrücklich mitbewerten
Ihre Entscheidungsvorlage
Sechs Ergebnisse, die zusammengehören.
Die Analyse endet nicht bei einer Prozessgrafik. Sie verbindet betriebliche Realität, mögliche Lösung, wirtschaftliche Konsequenz und das tatsächliche Entscheidungsmotiv.
Management-Zusammenfassung
Kernproblem, gewünschtes Ergebnis, vollständiges Nutzenbild und Empfehlung kompakt für die Entscheidungsebene.
Dokumentierter Ist-Prozess
Auslöser, Prozessende, Rollen, Systeme, Übergaben, Prüfungen, Rückfragen und Medienbrüche.
Aufwands-, Ursachen- und Wertebild
Quantifizierte Reibungsverluste sowie qualitative und strategische Ziele mit klarer Zuordnung.
Zielbild und Varianten
Vergleich geeigneter organisatorischer und technischer Lösungswege mit sinnvoller Ausbaulogik.
Entscheidungsmodell
Investitionskorridor, laufende Kosten, Nettonutzen, Amortisation, qualitative Wirkung und bewusst gesetzte Ziele.
Handlungsempfehlung
Klare Aussage: stoppen, klein verbessern, wirtschaftlichen Pilot starten oder eine bewusst gewollte Lösung transparent umsetzen.
Klare Leistungsgrenze
Analyse und Umsetzung bleiben getrennte Entscheidungen.
BereichBestandteil der AnalyseSeparates Folgeprojekt
ProzessIst-Prozess, Ursachen, Zielbild und sinnvolle AusbaustufenDetaillierte Umsetzung und organisatorische Einführung
TechnikLösungsvarianten und benötigte technische TiefeFeinspezifikation, Entwicklung, Konfiguration und Schnittstellenbau
WirtschaftlichkeitInvestitionskorridor, Nettonutzen, Amortisation und SzenarienVerbindliche Anbieterangebote und finale Projektkalkulation
EntscheidungBegründete Empfehlung für den nächsten SchrittPilot, Umsetzung, Abnahme und laufende Begleitung
Beauftragung und Preis
Ein klarer Umfang. Ein separates Festpreisangebot.
Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Prozessvarianten, Rollen, Standorte und Systeme einbezogen werden, wie belastbar die Datenlage ist und welche Entscheidungstiefe benötigt wird. Deshalb nennen wir keinen pauschalen Analysepreis, bevor der Untersuchungsrahmen verstanden ist.
Der kostenlose Prozesscheck dient genau dieser Vorauswahl. Ergibt sich ein sinnvoller Analyseauftrag, erhalten Sie vorab ein klar beschriebenes Festpreisangebot. Eine spätere Umsetzung ist davon unabhängig und wird nur auf Grundlage der Analyse separat entschieden.
Kostenlosen Prozesscheck kennenlernenHäufige Fragen
Was vor einer Beauftragung wichtig ist.
Ist die Prozess- und Wirtschaftlichkeitsanalyse kostenpflichtig?
Ja. Sie ist eine eigenständige Beratungsleistung. Nach dem kostenlosen Prozesscheck und der Abgrenzung des Untersuchungsrahmens erhalten Sie dafür ein separates Festpreisangebot.
Warum gibt es keinen pauschalen Preis auf der Website?
Ein einzelner klarer Prozess mit wenigen Rollen benötigt einen anderen Aufwand als ein standortübergreifender Ablauf mit mehreren Systemen und Varianten. Ein Preis vor der Abgrenzung wäre daher entweder ungenau oder würde unnötige Reserven enthalten.
Was geschieht, wenn noch keine verlässlichen Daten vorliegen?
Dann definieren wir eine geeignete Messbasis oder arbeiten mit klar gekennzeichneten Annahmen. Konservative, realistische und günstigere Szenarien zeigen, wie stark die Entscheidung davon abhängt.
Bindet die Analyse an eine spätere Umsetzung?
Nein. Die Analyse soll eine belastbare Entscheidung ermöglichen. Sie kann auch ergeben, dass keine technische Umsetzung, nur eine kleine organisatorische Verbesserung oder zunächst ein begrenzter Pilot sinnvoll ist.
Kann ein Projekt trotz schwacher Amortisation sinnvoll sein?
Ja. Strategische oder qualitative Ziele und ein bewusst gewünschter digitaler Standard können eine Investition tragen. Wir benennen die begrenzte monetäre Wirkung offen, zeigen Gesamtkosten und Risiken und überlassen die Gewichtung dem Unternehmen.
Wer sollte aus dem Unternehmen mitwirken?
Benötigt werden eine entscheidungsfähige Ansprechperson sowie Mitarbeitende, die den realen Ablauf vor und nach dem sichtbaren Formular- oder Arbeitsschritt kennen. Umfang und Termine werden vorab passend zum Untersuchungsrahmen festgelegt.
Erhalten wir danach bereits ein Umsetzungsangebot?
Wenn Sie sich nach der Analyse für eine Umsetzung entscheiden, werden technische Spezifikation, Anbieterwahl und Umsetzung separat abgegrenzt und angeboten. Das gilt auch für eine bewusst gewollte Investition mit begrenztem monetären Rückfluss.
Ihr Prozess als Ausgangspunkt
Welcher Prozess soll belastbar bewertet werden?
Der kostenlose Prozesscheck klärt zunächst, welche Managemententscheidung vorbereitet werden soll. Danach grenzen wir den Untersuchungsrahmen ab und unterbreiten Ihnen für das vollständige Nutzen- und Kostenbild ein separates Festpreisangebot.