Daten werden mehrfach erfasst
Informationen stehen bereits in einem Formular, Auftrag oder Fachsystem und werden an anderer Stelle erneut eingetragen.
Kostenloser Prozesscheck
Kostenloser Prozesscheck: in 30 Minuten das richtige Entscheidungsziel klären.
Wir betrachten einen konkreten Ablauf und unterscheiden messbaren Nutzen, strategisch-qualitative Wirkung und einen bewusst gewünschten digitalen Standard. Danach wissen Sie, welche Entscheidung sinnvoll vorbereitet werden sollte.
Kostenlosen Prozesscheck vereinbarenDer Zweck des ersten Gesprächs
Ein Entscheidungstor – keine verkleidete Produktdemo.
Im Prozesscheck geht es nicht zuerst um Software, Automatisierung oder KI. Zuerst muss klar werden, welches betriebliche Ergebnis erreicht werden soll und worauf die spätere Investitionsentscheidung beruht.
Deshalb starten wir mit einem realen Vorgang: Was löst ihn aus, wer ist beteiligt, welche Informationen werden benötigt, welche Systeme kommen zum Einsatz und wann ist der Prozess wirklich abgeschlossen? Ein konkreter Ablauf ist dafür wertvoller als eine lange Wunschliste.
Wann der Check sinnvoll ist
Sechs Signale für einen prüfenswerten Prozess.
Sie müssen das Problem noch nicht technisch beschreiben können. Es genügt, wenn Sie einen oder mehrere dieser Effekte regelmäßig beobachten.
Dokumente müssen gesucht werden
Berichte, Fotos, Nachweise oder aktuelle Vorlagen lassen sich nur mit Rückfragen und Ordnersuche zusammenführen.
Das Büro muss nachfragen
Fehlende oder unklare Angaben werden erst erkannt, wenn der Vorgang bereits weitergegeben wurde.
Der Ablauf hängt an Einzelnen
Erinnerungen, Sonderwissen oder persönliche Listen halten den Prozess zusammen.
Der Folgeprozess wartet
Abrechnung, Freigabe, Service oder Nachweisführung können erst nach manueller Prüfung und Nacharbeit beginnen.
Zwischen Systemen bleibt eine Lücke
Die vorhandene Fachsoftware deckt den Kern ab, aber PDF, Excel, E-Mail oder Papier übernehmen die Übergänge.
Ein bewusst gewünschter digitaler Standard ist ebenfalls ein legitimer Anlass.
Auch wenn ein Prozess selten vorkommt oder nur wenige Personen betrifft, kann eine Vertiefung sinnvoll sein. Voraussetzung ist nicht eine künstlich kurze Amortisation, sondern die Bereitschaft, Kosten, Folgen und das eigene Entscheidungsziel transparent zu betrachten.
Ihre Vorbereitung
Ein echter Vorgang reicht als Ausgangspunkt.
Sie brauchen keine Präsentation, kein fertiges Lösungskonzept und keine technische Spezifikation. Hilfreich sind nur wenige greifbare Informationen.
Ein vorhandenes Dokument
Zum Beispiel ein Arbeitsbericht, Formular, eine Liste oder die Beschreibung eines typischen Vorgangs.
Der letzte reale Fall
Was ist konkret passiert – vom Auslöser über die Bearbeitung bis zum tatsächlichen Prozessende?
Häufigkeit und Bedeutung
Eine grobe Angabe zu Vorgängen, Rollen und Aufwand genügt. Ebenso wichtig ist, warum das gewünschte Ergebnis für Sie zählt – auch wenn der Prozess selten auftritt.
Für das erste Gespräch werden keine personenbezogenen Kunden-, Patienten- oder Auftragsdaten benötigt. Beispiele können anonymisiert beschrieben werden.
Der Ablauf
30 Minuten mit einem klaren Ziel.
Wir bleiben bewusst bei einem Prozess. So lässt sich der Engpass konkret genug erfassen, ohne bereits eine vollständige Analyse vorwegzunehmen.
- 01 Ziel und Anlass des Gesprächs klären
- 02 Einen realen Vorgang Schritt für Schritt durchgehen
- 03 Beteiligte Rollen und tatsächliches Prozessende bestimmen
- 04 Systeme, Übergaben und wiederkehrende Reibung einordnen
- 05 Häufigkeit, Nutzenart und Entscheidungsziel einordnen
- 06 Eine klare Empfehlung für den nächsten Schritt geben
Unsere fünf Kernfragen
Damit aus einem Symptom ein verständlicher Prozess wird.
Was löst den Prozess aus – und wann ist er wirklich beendet?
Ein ausgefülltes Formular ist nicht automatisch das Prozessende. Entscheidend ist, was danach noch geprüft, übertragen, freigegeben oder abgerechnet werden muss.
Welche Personen und Rollen sind beteiligt?
Wir betrachten nicht nur die Eingabe, sondern auch Prüfung, Rückfragen, Freigaben und kaufmännische Folgearbeit.
Was geschieht nach dem Dokument oder Formular?
So wird sichtbar, ob ein PDF das gewünschte Ergebnis ist oder lediglich eine Zwischenstation im Datenfluss.
Welche Systeme und Medien kommen zum Einsatz?
Fachsoftware, ERP, CRM, Excel, E-Mail, Papier und Dateiablagen zeigen, an welchen Übergängen Informationen neu erfasst oder gesucht werden.
Wie häufig tritt der Vorgang auf – und warum ist das Ergebnis wichtig?
Häufigkeit, Zeitaufwand und Folgen zeigen den messbaren Hebel. Zusätzlich klären wir, welche qualitative, strategische oder bewusst gesetzte Bedeutung das Ziel für das Unternehmen hat.
Erstes Nutzenbild
Welcher Wert soll die Entscheidung tragen?
Im kostenlosen Check entsteht noch keine belastbare Rechnung. Wir klären zunächst, was monetär geprüft werden kann, welche qualitativen oder strategischen Ziele zählen und ob ein bestimmter digitaler Standard ausdrücklich gewollt ist.
Messbarer Nutzen: Zeit, Fehlerkosten, schnellere Abrechnung, gesicherte Leistungen oder zusätzlicher Ergebnisbeitrag.
Qualitativer Nutzen: bessere Bedienung, verlässlichere Informationen, professionellere Abläufe und weniger Reibung.
Strategischer Nutzen: mehr Kontrolle, Skalierbarkeit, Zukunftsfähigkeit, Arbeitgeberattraktivität oder geringere Abhängigkeit.
Risiko und Verpflichtung: Nachweisfähigkeit, Fristen, Qualitätssicherung oder vermiedene betriebliche Risiken.
Bewusst gewollter Standard: Ein Unternehmer kann eine Lösung ausdrücklich wünschen, auch wenn die kurze monetäre Amortisation nicht das Hauptmotiv ist.
Klare Abgrenzung
Was Sie nach dem Gespräch wissen – und was noch offen bleibt.
BereichIm kostenlosen ProzesscheckNicht Bestandteil
ProzessEngpass, Beteiligte und Prozessgrenze grob eingeordnetVollständige Prozessaufnahme und dokumentiertes Sollkonzept
NutzenbildMessbare, qualitative, strategische und bewusst gesetzte Ziele grob eingeordnetBelastbare Nutzenrechnung, Investitionsrahmen oder Amortisation
TechnikVermutete Lösungstiefe grob eingeordnetAnforderungen, Schnittstellenprüfung oder technische Konzeption
ErgebnisKlare Empfehlung für oder gegen den nächsten SchrittVerbindliches Umsetzungsangebot ohne vorherige Analyse
Drei mögliche Ergebnisse
Die nächste Entscheidung folgt Ihrem tatsächlichen Ziel.
Aktuell kein Handlungsbedarf
Der heutige Ablauf ist ausreichend und es besteht weder ein relevanter betrieblicher Druck noch ein bewusst gewünschtes Veränderungsziel.
Kleine Verbesserung genügt
Eine bessere Vorlage, klarere Zuständigkeit oder einfache Anpassung kann den wesentlichen Engpass bereits lösen.
Vertiefte Entscheidung ist sinnvoll
Messbarer Nutzen, strategische Bedeutung oder ein bewusst gewünschter digitaler Standard rechtfertigen eine transparente Ausarbeitung von Lösung, Kosten und Folgen.
Wenn Klarheit benötigt wird
Der kostenlose Check verpflichtet zu nichts.
Eine bezahlte Prozess- und Wirtschaftlichkeitsanalyse empfehlen wir, wenn eine echte Investitionsentscheidung vorbereitet werden soll. Sie zeigt ehrlich, was sich rechnen lässt, welche qualitativen oder strategischen Ziele zählen und was eine bewusst gewollte Lösung insgesamt kostet. Eine schwache Amortisation wird benannt – sie ist aber kein Verbot, wenn Sie sich nach transparenter Abwägung trotzdem dafür entscheiden.
Vertiefung kennenlernenHäufige Fragen
Was vor dem ersten Gespräch wichtig ist.
Ist der Prozesscheck ein Verkaufsgespräch?
Er dient der gemeinsamen Ersteinschätzung. Das Ergebnis kann sein, dass kein Projekt nötig ist, eine kleine Verbesserung genügt oder eine bewusst gewünschte Investition genauer vorbereitet werden sollte.
Muss ich Unterlagen vorbereiten?
Nein. Ein konkretes Beispiel aus dem Arbeitsalltag genügt. Ein vorhandenes Formular, ein Bericht oder eine Liste kann die Einordnung erleichtern, ist aber keine Voraussetzung.
Wer sollte am Gespräch teilnehmen?
Ideal ist eine Person, die den Ablauf aus eigener Erfahrung kennt und auch weiß, was vor und nach der sichtbaren Bearbeitung geschieht.
Ist der Check auch mit vorhandener Software sinnvoll?
Ja. Häufig liegt der Engpass nicht im Kernsystem, sondern an Übergaben, Medienbrüchen oder Schritten, die außerhalb der vorhandenen Software stattfinden.
Was passiert danach?
Sie erhalten eine klare Einordnung. Wenn Kosten, messbare Wirkung, qualitative Ziele oder ein bewusst gewünschter Standard vertieft werden sollen, folgt dafür ein separat abgegrenztes Festpreisangebot.
Ihr Prozess als Ausgangspunkt
Welchen wiederkehrenden Ablauf möchten Sie prüfen?
Ein konkretes Beispiel und eine grobe Beschreibung des heutigen Ablaufs reichen für den Einstieg. Rufen Sie direkt an, schreiben Sie per WhatsApp oder senden Sie den Prozess kurz per E-Mail.