Der priorisierte Ist-Prozess ist verstanden
Auslöser, tatsächliches Prozessende, Varianten, beteiligte Rollen, Systeme und wesentliche Reibungsverluste sind dokumentiert.
Zielprozess und Lösungskonzept
Zielprozess und Lösungskonzept: umsetzbar, bevor Technik und Budget gebunden werden.
Wir übersetzen die bewusst begründete Entscheidung in einen durchgängigen Soll-Prozess – unabhängig davon, ob sie vor allem durch messbare Wirtschaftlichkeit, strategisch-qualitativen Nutzen oder einen ausdrücklich gewünschten digitalen Standard getragen wird.
Lösungskonzept besprechenDie Brücke zur Umsetzung
Das Entscheidungsbild erklärt, warum Sie verändern. Das Lösungskonzept zeigt, wie es funktionieren soll.
Nach der Prozess- und Wirtschaftlichkeitsanalyse stehen messbare Effekte, qualitative und strategische Ziele sowie ein möglicher bewusst gewünschter Unternehmensstandard getrennt fest. Für eine Umsetzung fehlt jedoch noch die fachliche Übersetzung: Wie läuft der Prozess künftig, wer darf was tun, welche Daten werden benötigt und welches System übernimmt welche Aufgabe?
Genau diese Lücke schließt das Zielprozess- und Lösungskonzept. Es beschreibt nicht nur Funktionen, sondern die vollständige Arbeitsweise vom Auslöser bis zum abgeschlossenen Vorgang. Offene Annahmen werden dabei nicht als Tatsachen behandelt, sondern als sichtbare Prüf- und Entscheidungsfragen.
Voraussetzungen
Was vor dem Lösungskonzept geklärt sein sollte.
Die Phase beginnt nicht mit einer Lieblingssoftware, sondern mit einem bestätigten betrieblichen Problem und einer begründeten Zielsetzung.
Nutzen und Entscheidungsmotiv sind klar
Es ist nachvollziehbar, welche messbare, qualitative oder strategische Wirkung erreicht werden soll und ob ein bestimmter digitaler Standard bewusst gewünscht ist.
Die Prozessgrenze ist bestätigt
Es ist geklärt, ob ein fertiges Dokument genügt oder Daten, Status und Aufgaben anschließend weiterverarbeitet werden müssen.
Bestehende Systeme sind bekannt
Fachsoftware, ERP, CRM, DMS und weitere Anwendungen werden mit ihrer heutigen Aufgabe und möglichen Systemführerschaft berücksichtigt.
Die Entscheidungsebene ist eingebunden
Priorität, Rahmenbedingungen und zulässiger Umfang können verbindlich entschieden werden, bevor Anforderungen wachsen.
Zwei Arten zu planen
Von der Funktionsliste zum durchgängigen Arbeitsablauf.
Eine Funktion kann technisch korrekt sein und trotzdem am Alltag vorbeigehen. Der Zielprozess verbindet deshalb Arbeitssituation, Daten, Regeln, Systeme und wirtschaftliches Ergebnis.
- 01 Wünsche werden ohne Priorität gesammelt
- 02 Technologie bestimmt den späteren Ablauf
- 03 Vorhandene Software wird teilweise verdoppelt
- 04 Sonderfälle vergrößern den ersten Umfang
- 05 Abnahme und Erfolg bleiben unscharf
- 01 Ein priorisierter Geschäftsablauf führt
- 02 Rollen, Daten und Regeln bestimmen die Lösung
- 03 Bestehende Systeme behalten sinnvolle Aufgaben
- 04 Pilot und Ausbau werden klar getrennt
- 05 Abnahmekriterien stehen vor der Umsetzung fest
Passende Lösungstiefe
So wenig Technik wie möglich. So viel wie für den Zielprozess nötig.
Die Lösungsart ergibt sich aus Folgeprozess, Rollen, Datenhaltung, Änderungsdynamik, Schnittstellen und Wirtschaftlichkeit – nicht aus einem abstrakten Vergleich von Produkten.
Organisation und Standard
Klare Zuständigkeiten, vereinfachte Schritte oder eine einheitliche Vorlage können genügen, wenn Technik nicht der eigentliche Engpass ist.
Interaktives PDF oder Formular
Passend bei stabilem, überschaubarem Ablauf, wenigen Rollen und einem Dokument als tatsächlichem Prozessende.
Webanwendung
Passend für geführte Erfassung, Rollen, Status, zentrale Datenhaltung, Änderungen, große Kataloge und mobile Nutzung.
Schnittstelle und Integration
Passend, wenn Stammdaten übernommen und Ergebnisse an ERP, CRM, DMS oder Fachsoftware zurückgegeben werden sollen.
Automatisierung und KI
Passend für regelbasierte Folgearbeit oder unstrukturierte Inhalte – erst wenn Datenbasis, Prüflogik und menschliche Verantwortung geklärt sind.
PDF, Web oder Integration?
Die Auswahl folgt prüfbaren Kriterien.
KriteriumSpricht eher für eine schlanke DokumentlösungSpricht eher für Webanwendung oder Integration
ProzessendeDas fertige Dokument ist das benötigte EndergebnisDaten, Status oder Aufgaben werden danach weiterverarbeitet
RollenWenige Nutzer mit ähnlicher AufgabeMehrere Rollen, Freigaben, Vertretungen und Berechtigungen
Daten und ÄnderungenÜberschaubare, stabile Felder und KatalogeGroße Datenmengen, laufende Änderungen, Historie oder Auswertungen
SteuerungKein zentraler Status oder Folgeworkflow erforderlichOffene Vorgänge, Termine, Eskalationen und Status müssen aktiv gesteuert werden
SystemeKeine strukturierte Datenübergabe notwendigStammdaten und Ergebnisse müssen zwischen Anwendungen fließen
NutzungssituationEin klarer Dokumentablauf auf bekannten GerätenMobile Rollen, Offline-Bedarf, Fotos, Gerätewechsel oder parallele Bearbeitung
Bestehende Systeme zuerst
Ergänzen, wo eine Lücke besteht. Nicht unnötig ersetzen.
Das Konzept beschreibt aus fachlicher Sicht, welches System für welche Daten führend bleiben soll. Eine neue Lösung übernimmt nur die Aufgaben, die im vorhandenen Bestand fehlen oder wirtschaftlich nicht sinnvoll abbildbar sind. Technische Machbarkeit und Schnittstellen werden anschließend validiert.
ERP, CRM oder
Fachsoftware
Fachsoftware
Passende
Lösungsschicht
Lösungsschicht
DokumentStatusRückschreibenFolgeprozess
Beratung und Umsetzung
Technologieoffen entscheiden. Technische Verantwortung klar zuordnen.
Urban Media Group Digital entwickelt das fachliche Zielbild und bewertet die Lösungstiefe aus Prozess-, Kosten- und Nutzensicht. Erst danach wird entschieden, welche technische Umsetzung und welcher Partner wirklich passen.
BeteiligterBeitragVerantwortung
Urban Media Group DigitalIst-Prozess, vollständiges Nutzenbild, Zielprozess, Lösungsvarianten, Pilotumfang und fachliche AnforderungenTechnologieoffene Beratung und nachvollziehbare Empfehlung
Formilo GmbHZentraler Umsetzungspartner für geeignete individuelle Webanwendungen und passgenaue ProzesslösungenTechnische Prüfung, Angebot und – nach gesonderter Beauftragung – technische Realisierung
Weitere Anbieter oder SystemeStandardsoftware, vorhandene IT-Partner oder andere Spezialisten werden berücksichtigt, wenn sie fachlich und wirtschaftlich besser passenTechnische Aussagen und Leistungen im jeweils beauftragten Fachgebiet
KundePrioritäten, interne Voraussetzungen, Investitionsrahmen und AnbieterwahlEntscheidung über Lösung, Partner, Vertrag, Pilot und Rollout
Formilo ist ein sichtbarer Umsetzungspartner – nicht die vorweggenommene Lösung.
Wenn Standardsoftware, ein vorhandenes System, eine organisatorische Veränderung oder ein anderer technischer Ansatz besser zum bestätigten Ziel passt, wird genau das empfohlen.
Inhalt des Lösungskonzepts
Sechs Bausteine für ein umsetzbares fachliches Lösungskonzept.
Zielprozess und Varianten
Start, Ende, Regelfall, Ausnahmen und Folgeprozesse werden so beschrieben, dass Beteiligte denselben künftigen Ablauf verstehen.
Rollen und Berechtigungen
Nutzergruppen, Aufgaben, Freigaben, Vertretungen und Zugriffsrechte werden der tatsächlichen Organisation zugeordnet.
Daten- und Formularlandkarte
Stammdaten, Eingabedaten, Dokumente, Fotos, Kataloge, Status und Ergebnisse erhalten eine klare Herkunft und Verantwortung.
Regeln und Prüfungen
Pflichtfelder, Plausibilitäten, Abhängigkeiten, Eskalationen und fachliche Freigaben werden nachvollziehbar festgelegt.
Systeme und Schnittstellen
Systemführerschaft, Lese- und Schreibrichtung, Übergabezeitpunkt, Formate und technische Prüfbedarfe werden sichtbar.
Betrieb und Rahmenbedingungen
Geräte, Offline-Bedarf, Datenschutz, IT-Sicherheit, Verfügbarkeit, Wartung und Änderbarkeit werden als fachliche Rahmenbedingungen und technische Prüfbedarfe erfasst.
Offene Punkte sichtbar machen
Was noch nicht bestätigt ist, wird zur Prüfentscheidung.
Ein belastbares Konzept versteckt keine Lücken hinter technisch klingenden Formulierungen. Kritische Annahmen werden vor Umsetzung, Kalkulation oder Anbieterauswahl geklärt.
Welches System ist für welche Daten führend?
Ohne geklärte Datenverantwortung entstehen doppelte Stammdaten, widersprüchliche Versionen und unklare Änderungswege.
Welche Schnittstellen sind technisch und vertraglich verfügbar?
API-Zugang, Rechte, Datenfelder, Lese- und Schreibmöglichkeiten sowie Kosten müssen geprüft werden.
Wie sieht die reale Nutzungssituation aus?
Geräte, Netzabdeckung, Offline-Bedarf, Foto- und Dateimengen sowie Bedienung mit Handschuhen oder unterwegs beeinflussen die Lösung.
Welche Rechte und Schutzanforderungen gelten?
Rollen, sensible Daten, Protokollierung, Löschung, Aufbewahrung und Zugriff von außen müssen fachlich und technisch eingeordnet werden.
Woran wird der Erfolg abgenommen?
Prüfbare Anwendungsfälle, erwartete Ergebnisse und zulässige Abweichungen verhindern unterschiedliche Vorstellungen am Projektende.
Module priorisieren
Der erste Umfang muss den Kernprozess vollständig lösen – nicht jeden späteren Wunsch.
PrioritätBedeutungEntscheidungsregel
MussFür den priorisierten Zielprozess und seine Abnahme unverzichtbarOhne diese Anforderung funktioniert der Pilot fachlich nicht
SollErzeugt zusätzlichen Nutzen, ist aber nicht kritisch für den ersten NachweisNur aufnehmen, wenn Aufwand und Zeitplan tragfähig bleiben
SpäterSinnvolle Erweiterung nach bestätigter Nutzung und WirkungFachlich vormerken und technische Folgen prüfen lassen
Nicht im UmfangKein belegter Nutzen, falscher Zeitpunkt oder unnötige SystemdoppelungBewusst ausschließen und Entscheidung dokumentieren
Pilot und Ausbau
Klein beginnen – aber nicht beliebig.
Ein Pilot ist kein unvollständiger Prototyp ohne Maßstab. Er bildet einen klar begrenzten Ablauf mit echten Fällen vollständig ab und besitzt vorab definierte Erfolgskriterien.
Konzept und technische Validierung
Wir strukturieren Prozess, gewünschte Systemführerschaft, Muss-Anforderungen, Risiken und Kostentreiber. Geeignete Spezialisten bestätigen kritische Schnittstellen und technische Machbarkeit.
Erst wenn die Grundlagen tragfähig sind, wird gebaut.Begrenzter Pilot oder MVP
Ein Prozess, ein geeigneter Standort oder eine klar definierte Nutzergruppe arbeitet mit echten Fällen und prüfbaren Abnahmekriterien.
Nutzen, Bedienbarkeit und Akzeptanz werden im Alltag nachgewiesen.Ausbau und Integration
Weitere Rollen, Standorte, Module oder Systemverbindungen folgen erst nach bestätigter Wirkung und geklärter Skalierung.
Der technische Ausbau folgt kontrolliert statt vorab maximal.Ihr Ergebnis
Eine fachliche Grundlage, auf der Angebote und Umsetzung aufbauen können.
Bestätigter Zielprozess
Durchgängige Beschreibung mit Start, Ende, Rollen, Varianten, Regeln und Folgeprozessen.
Begründete Lösungsentscheidung
Nachvollziehbare Auswahl der passenden organisatorischen und technischen Lösungstiefe.
Modul- und Prioritätenbild
Muss-, Soll- und spätere Bausteine mit bewusster Abgrenzung des ersten Umfangs.
Daten- und Systemrahmen
Benötigte Daten, gewünschte Systemführerschaft, Übergaberichtungen und klar benannte technische Prüfbedarfe.
Pilot- und Ausbaulogik
Begrenzter Einstieg, Erfolgskriterien sowie Bedingungen für Rollout und spätere Erweiterungen.
Abnahme- und Kostentreiber
Prüfbare Ergebnisse, offene Entscheidungen, Risiken und Faktoren, die Aufwand und Betrieb bestimmen.
Klare Phasengrenzen
Jede Stufe beantwortet eine andere Managementfrage.
PhaseZentrale FrageErgebnis
Prozess- und WirtschaftlichkeitsanalyseWas lässt sich rechnen – und welcher weitere Wert zählt für die Entscheidung?Vollständiges Nutzenbild und Investitionsentscheidung
Zielprozess und LösungskonzeptWie soll die Arbeit künftig funktionieren – und welche Lösungstiefe passt?Fachliches Zielbild, Lösungsrahmen und Ausbaulogik
Anforderungsdefinition und PartnerauswahlWas soll fachlich geleistet werden – und welche technischen Aussagen müssen Spezialisten bestätigen?Fachliches Anforderungsprofil, technische Klärung und Partnerentscheidung
Fachliche Projektbegleitung und ErgebnisprüfungBleibt die Umsetzung am Zielprozess – und funktioniert der Pilot im betrieblichen Alltag?Strukturierte Entscheidungen, fachliche Nutzertests und Wirkungskontrolle
Beauftragung und Preis
Die Konzepttiefe folgt der tatsächlichen Komplexität.
Ein einzelner Zielprozess mit wenigen Rollen benötigt einen anderen Umfang als ein standortübergreifendes Konzept mit mehreren Systemen, Datenobjekten und Integrationen. Deshalb grenzen wir vorab ab, welche fachliche Tiefe für die anstehende Entscheidung wirklich erforderlich ist.
Sie erhalten dafür ein separates Festpreisangebot. Fachliche Anforderungsdefinition, technische Validierung, Anbieterentscheidung und Umsetzung bleiben anschließend eigenständige, nachvollziehbar abgegrenzte Schritte.
Analyse als Grundlage ansehenHäufige Fragen
Was vor dem Lösungskonzept wichtig ist.
Ist das Lösungskonzept dasselbe wie die Prozessanalyse?
Nein. Die Analyse bewertet Ist-Prozess, messbare Wirtschaftlichkeit, qualitative und strategische Wirkung sowie das Entscheidungsmotiv. Das Lösungskonzept beschreibt anschließend den fachlichen Soll-Prozess und leitet daraus Lösungstiefe, Module, Daten, Systeme und Ausbaustufen ab.
Ist das Ergebnis bereits eine vollständige technische Spezifikation?
Nein. Das Konzept schafft das fachliche Zielbild. Benötigte technische Details zu Architektur, Daten, Schnittstellen, Betrieb und Sicherheit werden anschließend mit einem dafür qualifizierten Spezialisten geklärt.
Wie wird zwischen PDF und Webanwendung entschieden?
Maßgeblich sind Prozessende, Rollen, zentrale Datenhaltung, Änderungsdynamik, Datenmenge, Statussteuerung, Auswertungen, Schnittstellen und Wirtschaftlichkeit. Ein PDF passt zu einem stabilen Dokument-Ende; Web und Integration werden relevant, wenn der Geschäftsprozess weiterläuft.
Muss vorhandene Software ersetzt werden?
Nein. Bestehende Fachsoftware, ERP, CRM oder DMS sollen ihre sinnvollen Aufgaben behalten. Eine neue Lösung ergänzt gezielt die Prozesslücke und vermeidet eine zweite, konkurrierende Datenhaltung.
Was genau ist ein sinnvoller Pilot?
Ein klar begrenzter Ablauf, Standort oder Nutzerkreis arbeitet mit realen Fällen. Funktionen, Daten, Abnahme und Erfolgskriterien stehen vorab fest; Ausbau folgt erst nach bestätigtem Nutzen und ausreichender Akzeptanz.
Wer entscheidet über Umsetzungspartner und Technik?
Das Unternehmen trifft die Entscheidung auf Basis nachvollziehbarer Anforderungen, technischer Prüfung, Leistungsumfang und Kosten. Für individuelle Webanwendungen und Prozesslösungen steht mit der Formilo GmbH ein zentraler Umsetzungspartner zur Verfügung; ebenso können Standardanbieter, bestehende IT-Partner oder andere geeignete Spezialisten berücksichtigt werden.
Wie wird der Preis für das Lösungskonzept festgelegt?
Nach bestätigter Analyse grenzen wir Prozesse, Varianten, Rollen, Systeme, offene Prüfungen und benötigte Dokumentation ab. Auf dieser Grundlage erhalten Sie vor Beginn ein separates Festpreisangebot.
Ihr Prozess als Ausgangspunkt
Welcher bestätigte Prozess soll umsetzbar werden?
Aus einem verstandenen Ist-Prozess und einem bestätigten Entscheidungsziel entwickeln wir den passenden Soll-Prozess. Umfang und benötigte Konzepttiefe grenzen wir vorab ab; anschließend erhalten Sie ein separates Festpreisangebot.